档案是证明学历和工龄的的依据，也是考取公务员或入党、提干的必要条件，没有档案，学历是得不到认同的。就连退休年龄都是以档案里面记载的为准，到退休审批时有关人员通过对档案里记载的年龄核对来确定是不是达到了法律退休年龄。
档案必须交给相关部门统一保存，需要时到相关部门调取。档案不能私人保存，并且不能开启和损坏，发生任意一种状况，都会导致档案失去作用。
存放档案时应注意：
1、在不清楚用人单位是否具拥有保管档案的权利之前，不要轻易把档案转入这个单位，应该把档案转递到这个单位所在地或合作的人才交流中心去。
2、搞清所在单位的性质，如果是国家机关、国有事业单位、国有企业，他们或他们的主管单位是有人事管理权的，可以接收档案。其他企业是没有管理权的，要通过人才交流中心来接收档案。
3、档案的转递是有规定程序的，在离开学校之前最好了解档案会在什么时候转出，转出后会前往什么地方。毕业后马上找到工作的档案会直接转去单位所在的人才市场或者该单位的人事。如果没有立马找到工作的一般学校会保存两年，时间结束后会打回生源地，师范学校则会发往当地教育局。因为学生转出比较复杂，所以最好一步到位。
在此着重提醒，档案是不能私人保存的，个人保存时间越长，对发展就越不利。因为之前也说过了档案是不能私自打开的，就算是自己的档案也不行。所以如果档案在你自己手里，这段时间的经历是无法填入的，也就是说这段时间就相当于真空期，什么也没有。
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